2016/07/10

[ピボットテーブル / リレーションシップ] 元データにない項目をピボットテーブルで表示させたい

以下のようなケースではどうすればいいでしょうか?という質問を Office TANAKA セミナーでいただきました。
ものすごく簡略化したケースで検討しますが、たとえば、アンケート結果の集計のようなもので、評価項目はA, B, C, D, Eまであるんだけど、Eを付けた人はいない、というデータがあったとします。

こんな感じのデータを想定します。


このテーブルからピボットテーブルを作ると以下のようになります。


元データのテーブルには評価で「E」というデータはありません。この元データからわかることは、AからDまでは評価のデータとして存在するが、Eもしくはそれ以降のデータがあるかどうかは判断が付きませんから、当然といえば当然です。

とはいえ、操作している側としては、Eまで評価があり、それを含めて以下のようなピボットテーブルが欲しい、と考えるのは当然ですよね。


出力用で、A~Eをあらかじめ用意し、GETPIVOTDATA関数とIFERROR関数を使って抜き出し、ゼロの対応が可能です。もちろん、簡略化しているので、この程度のサンプルならピボットを使うまでのことはなく、COUNTIFで十分だろう、というのはご容赦ください(笑)。

あくまで、ピボットテーブルの機能で対応しようとすると、評価の行ラベルが AからEまであることをピボットテーブルに伝えなければなりません。

実データを元にしてラベルを作る(=重複しないデータを作ってラベルを作っているんです)のではなく、たとえて言うなら、入力規則の元データとなるリストを元にラベルを作り、そのリストの項目からそれぞれの項目がいくつ選択されたのかを集計したい、といえます。

ということで、入力規則のリストに相当する評価テーブルのようなものを用意します。


この評価テーブルのAからEは、アンケート結果テーブルのAからEとの間でリレーションシップを組むことができます。アンケート結果テーブルの A とは「とても良い」ですよ、ということです。ワークシート関数では VLOOKUP関数を使って、「とても良い」や「良い」を参照しますよね。

このリレーションシップ、Excel 2013以降の標準機能です。
もっとも簡単な方法は、ピボットテーブル作成時に「複数のテーブルを使う」オプションを指定し、リレーションシップを自動検出させる方法です。シンプルなテーブルであれば、これで十分です。

アンケート結果のテーブルにアクティブセルを置いて、ピボットテーブルを作成します。その時、[複数のテーブルを分析する] の利用のオプションである [このデータをデータモデルに追加する] をオンにします。


フィールド リスト ウィンドウで、すべてのテーブルを表示するため [すべて] タブを選択し、AからEの評価を含む [評価テーブル] の [評価] を行ラベルとしてドロップします。


これで、AからEの行ラベルが表示された空のピボットテーブルが作成されます。


次に、アンケート結果の実データがある [アンケート結果] テーブルから個数を数えるために [名前]を[値エリア]にドロップします。すると、ウィンドウ上部にリレーションシップの自動検出ボタンが表示されます。
今回は評価 - 評価 でシンプルな例なので、自動検出を使います。もちろん、[作成] で手動で設定してもかまいません。


問題がなければ、以下のようなダイアログが表示されます。


ところが、この状態だと、あの空だったピボットテーブルは、期待した E の行が消えたものになります。


ここで、慌てず、ピボットテーブルのオプションの確認です。
少なくとも、データが入る前は、[E] が表示されていました。こういう場合は「データの無いアイテム(行・列)に関連するオプション」があるんじゃないか、とあたりをつけて探します。

実はこれに関連するオプション、普通に Excel のワークシートのデータを扱っている限りだと、使える状況になったことを見た人は少ないと思います。


これは、ピボットテーブルをやっていると良く目にする「OLAPデータ ソース」が元データだった場合に有効になるオプションでした。

オンライン分析処理の概要
https://support.office.com/ja-jp/article/15d2cdde-f70b-4277-b009-ed732b75fdd6

Excelのデータ モデル オブジェクトは、OLAPデータ ソースのキューブファイルと同じ振る舞いをするようです。事実、データ モデルを接続のプロパティでみたのが以下です。


ということで、今まで使えなかった、この「データのないアイテムを行・列に表示する」をオンにします。



すると、以下のようになります。


Eが表示されました。
しかし、空欄です。できれば 0 を表示したいところです。
これもピボットテーブルのオプション [空白セルに表示する値] で 0 を指定できます。


これらの設定をすると、ピボットテーブルが以下のようになります。


ピボットテーブルのような「機能」は、どんなものがオプションにあるか知らないと実現できないことが多いです。その意味では「機能」も習得するのが簡単ではありませんよね。

2016/07/07

[Power Query / 取得と変換] 列の追加 - 条件列 が利用可能になりました

Power BI Desktop や Excel の Office Insider で利用可能だった [列の追加] の [条件列] が、たぶん5月のOffice 更新プログラムで一般にも公開されたようです。
それまで、あると思って開いたら無くて「あ・・・あれ?」となったことが多かったからです。


ちょっと前置きが長くなりますが、この条件列が追加されたことで、かなり使いやすくなりました。

この Power Query / 取得と変換のクエリエディタで Power Query Formula Language (M言語) をガンガン使ってクエリを書く、という使い方をマイクロソフトは想定して作っていないような気が前々からしています。

というのも、Excelの数式バーでいうところの「数式オートコンプリート」機能、または、Visual Studio でいうところの「インテリセンス」のような、入力補助機能がクエリエディタで提供されていません。

数式オートコンプリートによるドロップダウン リスト

入力補助はなく、エラーではじめて間違いがわかる

ちなみに、Excel の数式バーと、Power Query の数式バー(これも正式名称が数式バー)の左横にある [fx] ボタンは、Excel の場合は[関数の挿入ボタン]ですが、Power Queryの場合は[ステップの挿入ボタン]です。挿入するという意味では一緒ですが、かなり違う意味・使い方になるので、迷わない、使い方が期待通りにならないので、なんで?なんで?と思わないことが肝要です。(要は Power Query のほうはほとんど使えない)

そのため、素から数式を記述するというよりは、リボンから適切なコマンドを選択して、クエリを完成させる、というのが基本哲学のようなものかなぁ、と感じていました。

たとえば、[列の追加]タブには、テキスト、数値、日付を元にして新しい列を追加するなら「たぶん、これをやるでしょ?」というコマンドが用意されています。

参照元のデータがテキストで、カスタム列を追加して、MID関数のような処理をしたい、となると、参照元のデータの列を選択した状態で、[テキストから] - [抽出] - [範囲] でMID関数と同様のことが可能です。

開始と文字数を指定 ただし、開始インデックスは 0 から始まる・・・

もちろん、その操作結果は M言語で記述されています。VBAのマクロ記録、といったほうがイメージしやすいでしょう。

MID関数に相当する Text.Middle 関数が使われていることがわかる

ここでカスタム列を追加した場合に欲しかったのが「条件の指定」でした。IFを使った条件分岐ですね。


If Then Else If Then Else If ・・・ なのでネストのし過ぎには要注意ですが、それ以上に演算したい [演算子] を、データの型にあわせて利用可能なものがドロップダウン リストで表示されるのは、上述のように数式オートコンプリートがないクエリエディタにはありがたいです。

たとえば [指定した値から始まる・・・] のような場合は、ドロップダウン リストから演算を選べば、相当する関数 (Text.StartsWith()) を使った記述が記録されます。


これらの追加機能を使い、M言語を直接記述するのではなく、マクロ記録のようにやりたい処理を手で行い、クエリを保存する、という流れをメインにするのではないかと思われます。

Officeのアップデートがまだの方は、ぜひ。
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自己紹介


PowerBI コミュニティ勉強会の 沼口 です。
https://powerbi.connpass.com/
最近の Excel は Office 365 のクラウドサービスと 連携する方向性が打ち出されています。この「Road to Cloud Office」ブログでは、Excel ユーザーの視点から Power BI Service や、Office 365 の活用方法を模索した結果をお伝えしています。
Microsoft MVP for Data Platform 2017-2018