2016/04/30

Excel 2016 のピボットテーブルの自動時刻グループ化機能のグループ化を解除する

Excel 2016 の追加更新機能で Automatic Time Grouping (時刻のグループ化) 機能があります。

日付データをピボットテーブルのフィールドリストにあるレイアウトセクションの列や行にドロップすると、年・四半期・月に最初からグループ化してくれる機能です。

それまでは、ピボットテーブルの行や列のラベルフィールド上で、右クリックメニュー(コンテキストメニュー)から [グループ化] を選んで、年や月でグループ化していました。

日付の場合は、この操作なしにグループ化されるようになりました。

とはいえ、会計年度が1月~12月でない場合が多い日本の場合は、四半期のグルーピングが邪魔ではないでしょうか。実践ワークシート協会の会計年度は10月~9月なので、一般的に多い4月~3月ではないのですが、それにしても第1四半期は1月~3月ではありません。

ということで、この四半期のグループ化を外すことが多いのですが、これまで、自動的にグループ化され作成されたフィールドをレイアウトセクションから外す、という作業をするか、ラベルフィールド上のコンテキストメニューで [グループ解除] を選択していました。


この解除作業、上記の手順ではなく、日付フィールドをピボットテーブルに配置して自動時刻のグループ化された直後に Ctrl + Z で解除されることを知りませんでした・・・

以下は配置直後に Ctrl+Z をしています。


操作直後の Ctrl + Z で解除って、他にもあります。

ハイパーリンクです。

メールアドレスが多いでしょう。もちろん、URLのハイパーリンクも、入力直後の Ctrl+Z で解除されます。

ハイパーリンクはオートコレクトのオプション設定で「オフ」にすることができます。


では、時刻のグループ化をオフにするオプションがあるか調べたところ、Excelのオプションにはオン・オフをする項目はありませんでした。

どうしてもオフにしたい、という場合はレジストリの変更となります。(今の時代にそれですか!)

Windows版Excel 2016のピボットテーブルで時間グループ化をオフにする
https://support.office.com/ja-jp/article/6be5afed-348c-4db2-9f87-5ac262d67b3f

2016/10追記 さすがに Excel のオプションでオフにできるようになりました。


以上、Excel 2016で追加されたピボットテーブルの時間グループ化/時刻のグループ化機能の話題でした。

2016/04/15

Power BI Desktop - Excel とどこが違うのか(2)

Excel ユーザーの観点からの Power BI Desktop その2です。

Power BI アドイン for Excel で、Power Query や Power Pivot を使っている Excel ユーザーにとって、Power BI Desktop はなかなか「使う場面が無い」という状況かもしれません。

ところが、データを加工する、保管する、という目的ではなく、「レポートを作成しメンバーと共有する」ということを最大の目的とすると、Microsoft の製品やサービスでは Power BI サービス (https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/) の利用を検討することになるでしょう。この BI レポートの活用のエリアは Microsoft 以外では「脱Excel」を掲げて様々なサービスがしのぎを削っている分野でもあります。(他には TableauOracle の BICS など、BIツールで多数あります。)

そんな観点から「違いを明確にする」というよりも Excel ユーザーのための Power BI Desktop 的なコンテンツになってしまいました。

前回は、テーブルのビジュアルを使って、テーブルを表示する、という手順(というか、考え方ですね)をご紹介しました。データを表示させるためだけに「視覚化」と呼ばれるビジュアルのパーツを使うので、Excel ユーザーにとっては慣れない「考え方」と思います。
ページレベルフィルターを使ってデータを絞り込んでいましたが、フィルターではなく「スライサー」を使うことで、レポート上でデータの絞り込み条件を変更することができます。このあたりになってくると、テーブル機能やオートフィルター機能というよりも、当たり前ですが、考え方や作り方は Power View に相当近くなりますよね。

今回ご紹介するのもグラフではなくて生のデータを表示させるビジュアルである「マトリックス」です。

これは「クロス集計表」と呼ばれるものにも近く、、Excel ではピボットテーブル機能を使って作成する人も多い、データ分析や集計をする人にとっては人気の機能です。


ひとつ言えることは、この Excel の分析機能である「ピボットテーブル機能」と同じ感覚で、Power BI Desktop のビジュアルの「マトリックス」を使うと、かなりストレスが溜まってしまい、本末転倒な状況や作業になるということです。

ピボットテーブルと Power BI Desktop 「マトリックス」の違い

Excel ユーザーがピボットテーブルを「操作」している時は、ピボットテーブルのフィールドリストからフィールドを選択し列にしたり行にしたり、シリアル値として持っている日付をグループ化したり、値フィールドの集計の方法や計算の種類を使って、より数字の特徴がわかるような表を作成しようとしています。(もちろん、作った表に条件付き書式を適用して、、、ということもやります)


この Excel ピボットテーブルの「より数字(データ)の特徴がわかるような表」というのは、Power BI Desktop や Power BI Service では様々なビジュアルを使って作られた「レポート」であり、分析はレポートを使って行われるべきもの、という考えが根底にあります。そのための「ライブ ダッシュボード」であり「対話型レポート」なのでしょう。

ピボットテーブルに似た、でも、Power BI Desktop のただ1つのビジュアルに過ぎない「マトリックス」に、ピボットテーブルと同じものを期待してはいけないと、ある日気が付いたのです(笑)。



Excel のピボットテーブルの作成で普通に利用する「値フィールドの設定」ダイアログボックスでできることは、実は Power BI Desktop 系では「メジャー」と呼ばれるものができることに相当します。[集計方法]タブにある合計や個数のカウントといった計算は、メジャーでは「暗黙的なメジャー」と呼ばれているもので、このレベルであれば、Power Pivot や Power BI Desktop でも簡単に用意できます。


[計算の種類]タブでは、行・列の比率、日付を含めた基準値に対する差や比率、累計といった計算方法が「あらかじめ用意されて」います。この選択してオプションを設定するだけで複雑な計算がすぐにできるのが Excel ピボットテーブルのメリットです。同じようなことを計算メジャーを使って Power BI Desktop で実現するには DAX で数式を作成する必要があります。

DAX (Data Analysis Expressions) についてはこちらをどうぞ。
クイック スタート:30分で学ぶDAXの基礎 (support.office.microsoft)

複雑な、込み入った計算は DAX を使って自由に数式を作成する優位性はありますが、[計算の種類]にあるようなワークシート上のデータを前提とした、よく使う分析までも1から DAX によるメジャーの作成となると入口の敷居があがります。

そのため、「なんで Excel のシリアル値を使った日付データなら、簡単に日付のグループ化ができるのに、マトリックスだとできないだ!」とイライラしても仕方ないんです。「Excel だと表示形式変えたら January じゃなくて 01 とかに簡単になるのに、なんでめんどくさいんだ」と言ってもしょうがないんです、、、

特に、、、Excel ユーザーが Power BI Desktop や Service を使うと「日付」の扱いの違いに驚きます。というか、冷静に考えると Excel のシリアル値を使った日付の処理と表示形式による表示方法、というのが、ちょっと便利すぎるのかもしれません。

私の経験から、ピボットテーブルを使いこなしてきたユーザーにとって、Power BI はある程度割り切りが必要じゃないか、と感じています。


たぶん、マトリックスを使った「クロス集計表」を Power BI Desktop ではあまり多用しないでしょう。Excel でピボットテーブルによる分析に慣れている人は、データの特徴的なものは Excel のピボットテーブルであらかじめ検討し、より、効果的にその特徴を他のメンバーと共有するために、適切なグラフのビジュアルを選び視覚化して、ダッシュボードを作成する、 そこで Power BI Desktop と Power BI Service を使う、というものです。

レポート共有はしたい、かつ、ピボットテーブルをメインにしたい

そんなあなた(私?)に朗報です。それが、Power BI publisher for Excel です。
ここのブログでも紹介しました。


http://road2cloudoffice.blogspot.jp/2016/04/power-bi-publisher-for-excel.html

大好きな(笑)ピボットテーブルを Power BI Service のダッシュボードにピン留するのも「ワンクリック」です。


 Power BI Service のダッシュボードには指定した範囲が画像として共有されます。


ですが、やはり Power BI Service でダッシュボードを作り、他のメンバーと共有するのであれば、対話型でライブなダッシュボードを作成したほうがいいでしょうね。

2016/04/11

Power BI Desktop - Excel とどこが違うのか

Power BI アドイン for Excel で、Power Query や Power Pivot を使っている Excel ユーザーにとって、Power BI Desktop はなかなか「使う場面が無い」という状況かもしれません。

ところが、データを加工する、保管する、という目的ではなく、「レポートを作成しメンバーと共有する」ということを最大の目的とすると、Microsoft の製品やサービスでは Power BI サービス (https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/) の利用を検討することになるでしょう。この BI レポートの活用のエリアは Microsoft 以外では「脱Excel」を掲げて様々なサービスがしのぎを削っている分野でもあります。(他には TableauOracle の BICS など、BIツールで多数あります。)

方や、、、圧倒的なユーザー数を誇る Excel でも Power View を使って Power BI で利用できる「レポート」を作成できるとはいえ、Power BI アドイン for Excel は、Office のバージョンに注意してもエディションが Professional Plus が必要なものがあったり、Office 365 ProPlus の Excel しかサポートされていないものがある、Power View の扱いがどうにも(Silverlightだったり、リボンになかったり)、、、といった状況から、無料ツールである Power BI Desktop の利用機会が増えるか、Power BI Desktop と同じ使用感の Power BI Service (Web) 上での[レポートの編集]を使う場面が増えてくるようにも感じられます。(いや、、、はっきり言って使いづらいですよ。Office 365 ProPlus = Office 365 の E3 以上 ならいいんですけど、パッケージの Office/Excel とか大変です。) 



そこで、いざ、Excel でピボットテーブルを使ってレポートを作っていたユーザーが、Power BI Service の Web 上のレポート編集ツールや Power BI Desktop を使ってレポートを作ろうとすると、勝手が違うので戸惑ってしまいます。

ええ、私が最初そうでしたから(笑

このブログの(長い)タイトルが「Excelユーザーのための、、、」なので、Excelユーザー視点で、Power BI Desktop での表や、グラフの作り方(=ビジュアルの使い方)を考えてみたいと思います。

Excel ブックのデータをそのまま使える Power BI

Power Query(Excel 2016~だと [取得と変換] )と同様の機能が Power BI Desktop でも使えるので、データの取得と変換を Power BI Desktop でも同じことができるのですが、ここでは話を簡単にするために、様々なデータソース(SharePoint や Access や SQL Server など)から Excel にデータを集めて、現在は Excel で分析用のデータを収集しているとしましょう。



そのデータをそのまま Power BI Desktop で使えるのが魅力です。

ローカルのPCや、OneDrive、 SharePoint のドキュメントライブラリなど、さまざまな場所にあるブックをデータの取得先として指定、編集できるのも大きな魅力ですが、今回は、分析・グラフ化を主眼にしますので、すでに、データセットとして Power BI Desktop に取り込んでいる、というところから話を始めます。


「ビジュアル」(視覚化)の種類を知らないと話にならない

データはそこにある。そして、そのデータを「どう見せたいのか」。これが決まっていないと話にならない、、、Power BI Desktop では、そんな感じがします。

Excel では多種多様なグラフを作成することができます。


Power BI Desktop の既定のビジュアルの種類は以下です。


ここで、きれいなグラフを作ろう、Power BI 的にはスライサーとかを使った対話型のグラフのレポート(Power View に相当)を作ろう、となると思いますが、Excel ユーザーはそこから入ると、ちょっと最初の1~2歩を飛ばしている感があります。

たとえば、Power BI Desktop で「オートフィルター」で絞り込んだ生データを作るのはどうするか?この普通に Excel でやるデータ加工を Power BI Desktop でやってみます。

「テーブル」すらビジュアル

ワークシートのテーブルで生データを確認しながら、オートフィルターをかけてデータを絞り込む、、、という作業が当たり前な Excel からすると、「え?」と思うかもしれませんが、「絞り込んだ後の結果を見る」ということですら、「ビジュアル」を作る必要があります。

データセットにフィルター(絞り込み)をかけてしまうのはいただけません。他の絞り込み条件ができなくなるからです。データセットはなるべく必要最小限で加工した「生データ」を持っているべきと言えます。

ということで、Power BI Desktop のビジュアル = 視覚化 を見ると、「テーブル」があります。


このテーブルを選択すると以下のようなビジュアルのテンプレートが作成されます。


まさに、、、テーブルのような表の様相ですよね。
実際のデータは以下のような Excel のテーブルがデータセットとして登録されています。


では、東京だけのデータセット(Excelブック)と同じ表(テーブル)を作ってみましょう。
作る手順が以下です。(え~それ?と思うでしょうが、これが、最初はできない、、、笑)

1) [レポート]を選んだ状態で、視覚化(ビジュアル)で [テーブル] をクリックしてテーブルのテンプレートを作る
2) データセットの列の左からの順番で [フィールド]の列項目をその順番通りに選ぶ(順番が大事)
3) ページ(=ワークシート的)で絞り込みの条件を設定したいのであれば、ページレベルフィルターに、フィールドにある [場所] をドロップして、東京を選択

という手順を以下のアニメーションGIFで。途中で表示のフォントサイズを変えたりしていますが、キーとなる手順はわかると思います。


日付データに関しては、いろいろなオプションや勝手にやっちゃってる感じの処理がいっぱいありますが、まぁ、こんな感じの操作になります。このように、テーブルや表というグラフじゃないデータ表現も、確実に、完全に、Power BI でやることができます(やる人がいるかどうかは別ですがw)

これは、単純な表・テーブルですが、これをピボットテーブルような「クロス集計表」も当然できます。ただ、ピボットテーブルじゃないんです。ビジュアルでいう「マトリックス」になるんです。

グラフのビジュアルもインパクト大で重要ですが、このような「数字に表」をまずは自由に扱えること。これが Excel ユーザーが安心して Power BI Desktop や Service を使える前提となるのではないでしょうか。

次回は上述のピボットテーブルっぽい「マトリックス」を取り上げたいと思います。

2016/04/08

Power BI publisher for Excel (日本語版)のインストール

Power BI publisher for Excel が、2016年4月7日 公開で バージョン 2.33.3232.21561 になりました。(ダウンロードセンターではこのバージョンが表示されますが、インストールした後で Excel で確認すると、バージョン 2.33.3272.21901 でさらに更新されているようです)

日本語版アドインもあり、そのインストーラーもダウンロードできます。ただ、日本語のダウンロードページから言語設定をせずにダウンロードすると英語版がダウンロードされるので、優先言語を日本語に設定してダウンロードする必要がありますので気を付けてください。

Power BI ダウンロード ページ
https://powerbi.microsoft.com/ja-jp/downloads/

右下に「Power BI publisher for Excel」があります。
そこから Power BI publisher for Excel のダウンロードページに移りますが、日本語のアドインを使いたい場合は、[ダウンロード(32ビット)] のボタンをクリックせずに、[優先言語でのダウンロード]をクリックしてください。


Download Center のページに移るので、日本語(Japanese)を選択して、[Download] をクリックします。



通常は32bit版を選ぶことになるでしょう。ファイル名に ja-JP があり、32bit という文字があるファイルを選びます。



ダウンロードした msi ファイルを実行します。インストールが始まります。



セットアップウィザードの指示に従い、インストールを完了させます。


Excel を起動すると [Power BI] タブがあり、日本語のリボン コマンドを確認することができます。


このアドインにより、Excel のデータを Power BI サービスで公開・共有する方法が2つになりました。

一つは [発行 – Power BI への発行] から [クラウドに保存] でブック全体を OneDrive や Power BI サイトに保存し、Power BI サイトでデータを可視化するグラフなどのパーツを含むをレポートを作成、レポートのパーツからダッシュボードにピン留めする、これまでの方法。


そして、2つ目は Power BI publisher for Excel アドインをインストールした Excel の [Power BI]タブを使って、ワークシート上のグラフやセル範囲を「ピン留め」する方法。 Power BI サービスにサインインしていれば、そのアカウントで利用できる「ダッシュボード」のリストが表示され、ピン留めするダッシュボードを選ぶことができます。


ブックはクラウドに保存する必要はなく、ローカルPCにあっても Power BI サービスで共有することができます。ただし、その場合は明示的にローカルPC側から 「ピン マネージャー」を使ってピン留めされたグラフなどを更新しないと、Power BI サービス側のデータは最新にならないことに注意してください。


自動更新が必須ではなく、手軽に Excel のデータ、グラフなどを共有したい場合、Power BI publisher for Excel は非常に導入しやすいソリューションですね。
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自己紹介


PowerBI コミュニティ勉強会の 沼口 です。
https://powerbi.connpass.com/
最近の Excel は Office 365 のクラウドサービスと 連携する方向性が打ち出されています。この「Road to Cloud Office」ブログでは、Excel ユーザーの視点から Power BI Service や、Office 365 の活用方法を模索した結果をお伝えしています。
Microsoft MVP for Data Platform 2017-2018